Restitution de l'ordinateur professionnel d'un employé lors de son départ

...et quid de ses données personnelles.

En décembre 2023 nous avons publié un article sur le traitement de la messagerie professionnelle d’un salarié quittant son entreprise. Dans un registre proche, nous nous sommes interrogés sur les conditions de restitution de l’ordinateur professionnel d’un salarié lors de son départ, et ce quelles qu’en soient les raisons.

La restitution du matériel professionnel

Lors du départ d’un salarié, tout le matériel fourni par l'employeur doit être restitué et en bon état, sauf usure normale liée à l'utilisation. Vous devez en vérifier l’état lors de la restitution et établir un document signé des deux parties, qui précisera les éléments remis et leur état.

En cas de non-restitution ou de détérioration volontaire du matériel, des sanctions peuvent être envisagées. Ces mesures doivent respecter des règles strictes pour prévenir tout abus.

Précisez à vos employés l’utilisation des outils professionnels, dans une charte interne ou une clause dans leur contrat de travail, en spécifiant les conditions de restitution.

La gestion des données personnelles

C’est le point le plus délicat qu’il faut appréhender avec précautions. Quelles sont les bonnes pratiques ?

  • Séparer les données personnelles et professionnelles : l'employé doit avoir été informé préalablement (clause dans le contrat de travail, règlement intérieur) que l’usage des outils fournis est destiné à des fins strictement professionnelles. Néanmoins, l’utilisation de ces outils à des fins personnelles peut être tolérée dans un cadre limité, et les données concernées doivent être identifiables.
  • Effacer les données personnelles : l'employé peut demander l’accès au matériel avant sa restitution pour récupérer ou supprimer ses données personnelles. Si cela n'est pas possible, vous devrez vous assurer que ces données seront supprimées de façon sécurisée et ne seront pas utilisées, d’où la nécessité d’une identification claire indiquée plus haut.

Afin de garantir la continuité de vos activités (emails professionnels…), vous pouvez bien entendu conserver les outils et données professionnelles.

Trois conseils pour prévenir les litiges

  • Précisez l’utilisation des outils professionnels dans une charte interne ou une clause dans le contrat de travail.
  • Informez l’employé des démarches pour récupérer ses données personnelles et restituer le matériel.
  • Si nécessaire, proposez une assistance technique pour récupérer ou supprimer les données avant la restitution.

 

En conclusion

Afin de prévenir des situations litigieuses, informez tout nouveau salarié dès son recrutement par le moyen de votre choix, car, comme dit le proverbe « une personne avertie en vaut deux ».

N’oubliez pas une mesure de gouvernance essentielle : la première action à effectuer à la suite du départ d’un salarié est la désactivation immédiate des accès aux outils informatiques dont il disposait.